Top 10 thủ thuật Microsoft Word thường dùng nhất

Top 10 thủ thuật Microsoft Word thường dùng nhất để tăng tốc độ xử lý văn bản của bạn.

Khi nói đến xử lý văn bản trong tin học văn phòng, Microsoft Word là tiêu chuẩn vàng. Là một phần của bộ Microsoft Office năng suất, hơn một tỷ người dùng máy tính dựa vào chương trình mỗi ngày. Đó là gần một phần bảy người trên toàn hành tinh – một con số ấn tượng chưa từng có trong ngành công nghệ.

Mặc dù có rất nhiều người tiêu dùng sử dụng Microsoft Word, nhưng không phải ai cũng biết cách phát huy hết khả năng của chương trình. Word được tích hợp vô số tính năng có thể giúp tạo tài liệu, báo cáo và tệp văn bản dễ dàng hơn. Và khi công việc hàng ngày của bạn trở nên dễ dàng hơn, bạn sẽ trở nên năng suất hơn và hiệu quả hơn – đó phải là mục tiêu cuối cùng của bất kỳ phần mềm nào.

Dưới đây là 10 phím tắt, mẹo, thủ thuật và trình tiết kiệm thời gian yêu thích của chúng tôi để tăng hiệu quả sử dụng Microsoft Word của bạn. (Hầu hết các đề xuất này hoạt động với tất cả các phiên bản Word, nhưng một số đề xuất dành riêng cho các phiên bản mới hơn như Word 2013, 2016 hoặc 2016 cho Mac.) Hãy thử một vài gợi ý ngay hôm nay và cho chúng tôi biết những gì phù hợp với bạn…

Sao chép, dán và cắt bằng các phím tắt.

Hãy hỏi bất kỳ ai biết các phím tắt này – Ctrl + C để sao chép, Ctrl + V để dán và Ctrl + X để cắt – và họ sẽ chứng minh tính chất tiết kiệm thời gian quan trọng của mình. Trước tiên, hãy nắm vững ba lệnh cơ bản này và bạn sẽ thấy mình đang rút ngắn quá trình tạo tài liệu với tốc độ đáng ngạc nhiên.

Nhanh chóng phóng to hoặc thu nhỏ để đỡ mỏi mắt.

Một số người thích làm việc trong cửa sổ Word được phóng to đến 150%, trong khi những người khác thích loại bỏ nhu cầu cuộn sang trái và phải hoặc lên và xuống bằng cách thu nhỏ đến 75% để xem toàn bộ tài liệu. Dù bằng cách nào, hãy sử dụng nút Window > Zoom để chọn cài đặt phù hợp nhất với bạn – hoặc tìm “100%” tab with a slider ở dưới cùng bên phải của tài liệu để dễ dàng phóng to hoặc thu nhỏ.

Xóa toàn bộ từ cùng một lúc.

Đây là một cách dễ dàng mà bạn có thể chưa biết: thay vì từ từ chạm vào bàn phím để xóa văn bản hoặc giữ phím Backspace để loại bỏ các từ hoặc toàn bộ câu, hãy nhấn Ctrl + Backspace với con trỏ được đặt sau một từ bạn muốn xóa một từ tại một thời điểm, thực hiện một công việc tẻ nhạt dễ dàng hơn nhiều.

Sử dụng Smart Lookup để tìm kiếm trên Internet.

Bất cứ khi nào bạn đánh dấu một từ hoặc cụm từ và nhấp chuột phải vào nó, bạn sẽ thấy “Smart Lookup”, đóng vai trò như một phím tắt nhanh để duyệt web – mà không làm chậm để mở một cửa sổ trình duyệt riêng biệt. Từ định nghĩa từ cho đến quét tin tức, công cụ mạnh mẽ này có thể biến một câu hỏi đơn giản thành vô số kiến ​​thức.

Loại bỏ định dạng không mong muốn.

Bạn đang cố gắng biến một tài liệu từ nguồn bên ngoài thành một thứ phù hợp với bạn? Định dạng lạ có thể làm bạn chậm lại, vì vậy thay vì cố gắng sửa từng thứ một, hãy nhấn Ctrl + Space hoặc nhấp vào nút Clear All Formatting (trong các phiên bản mới hơn, công cụ xóa trên chữ A trên tab Trang chủ ) để xóa định dạng khỏi phần đánh dấu văn bản và bắt đầu mới với phong cách của riêng bạn.

Nói với chương trình chính xác những gì bạn muốn làm.

Hầu hết các phiên bản Word mới hơn đều có trường “Tell me what you want to do – Hãy cho tôi biết bạn muốn làm gì” ở đầu thanh công cụ. Chèn một từ hoặc cụm từ liên quan đến bất kỳ lệnh nào và chương trình có thể nhanh chóng xác định lệnh bạn đang tìm kiếm.

Sử dụng nhiều cú nhấp chuột để chọn các phần sao chép.

Thay vì sử dụng phương pháp kéo và tô sáng tẻ nhạt, bạn có thể sử dụng chuột để chọn các phần của bản sao: nhấp đúp vào một từ để đánh dấu từ đó hoặc nhấp ba lần để đánh dấu toàn bộ câu hoặc phần.

Chèn nhanh các liên kết vào một tài liệu.

Tương tự như các lệnh sao chép / dán / cắt, học phím tắt để thêm liên kết web vào tài liệu – Ctrl + K – sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và nhanh chóng trở thành một trong những công cụ sắc bén nhất trong bộ tài liệu của bạn.

Chọn phông chữ mặc định bạn muốn, không phải phông chữ mặc định mà Word muốn bạn sử dụng.

Bạn không thích Calibri hoặc Cambria? Thích Arial hơn Times New Roman, hay thích bản chất hiện đại của Verdana? Phần tốt nhất về Microsoft Word là bạn có thể chọn phông chữ mặc định – lệnh này khác nhau tùy theo phiên bản, nhưng cách đáng tin cậy nhất là bấm vào Format > Font, chọn thuộc tính bạn muốn rồi bấm Default.

Tìm bất kỳ từ nào bạn muốn một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Thay vì sử dụng chuột để điều hướng đến lệnh Find, hãy nhấp vào Ctrl + F để mở cửa sổ trong các phiên bản Word cũ hơn hoặc tự động di chuyển con trỏ đến menu Search in Document luôn xuất hiện trên thanh công cụ trong các phiên bản mới hơn.

MẸO: Nhấp vào mũi tên thả xuống trên kính lúp của menu Find và nhấp vào Replace để tự động thay thế một từ hoặc cụm từ nhất định bằng một từ hoặc cụm từ khác mà bạn chỉ định.

Nguồn: 10 thủ thuật Microsoft Word để trở thành master